拿到批文后的首要任务，是成立“灯会组委会”（全称一般为“XX灯会组织委员会”），作为最高决策和统筹协调机构。
组委会原则上设立双组长制，由地方党政主要负责人共同担任。如果灯会由县级单位主办，组长就是县委书记和县长；如果举办地是市级单位，组长就是市委书记和市长。其他相关分管领导（如常务副县长、分管文旅的副县长、分管公安的副县长等）以及各执行单位的主要领导（如文旅局局长、公安局局长、应急管理局局长、卫健委主任等）担任副组长和成员。这种双组长模式能够最大限度地调动行政资源，确保公安、交通、消防、卫健、市场监管、城管、文旅、应急等各部门步调一致，避免出现“部门墙”。
在组委会下面设立办公室，作为常设办事机构，具体负责组委会的日常工作。办公室通常设在文化和旅游局，办公室主任由文旅局局长兼任，副主任由相关单位分管领导担任。办公室的主要职责包括：统筹协调各工作组、各部门之间的工作衔接；起草灯会总体方案、阶段性工作安排、各类文件及领导讲话稿；组织召开组委会会议、专题协调会，做好会议记录和纪要；督促检查各项工作的落实情况，及时向组委会汇报进展；对接上级部门，做好信息报送和对外联络；处理组委会交办的其他日常事务。建议办公室配备专职工作人员五到十人，下设综合协调组、文秘宣传组、督查联络组等，确保事事有人管、件件有落实。
灯会亮灯期间，每天都有成千上万的游客涌入，各种突发状况难以预料。为此，必须在组委会框架下，成立现场指挥部，负责处置日常事务和突发事件。
现场指挥部设指挥长，通常由常务副市长（或常务副县长）和分管文化的副市长（或副县长）共同担任。前者侧重统筹协调、资源调度；后者侧重活动本身、内容运营。两人互为AB角，确保任何时候都有人坐镇指挥。
副指挥长则由文广旅局局长和其他分管管理、设计、安保等事务的主要人员担任。具体包括：文广旅局局长负责活动内容、演出、灯组运行；公安局分管副局长负责现场安保、交通管制、秩序维护；应急管理局局长负责突发事件应急处置、消防救援；卫健委主任负责现场医疗救护、疫情防控；供电公司总经理负责电力保障；承办企业负责人（如自贡大域文旅集团项目总指挥）负责灯组运行、技术保障。
现场指挥部的运行机制需要提前设计。亮灯期间每日召开例会，一般在下午召开碰头会，通报当日客流预测、天气情况、各岗位准备情况；闭园后召开复盘会，总结当日问题，部署次日工作。建立24小时值班制度，指挥部成员轮流值班，确保通讯畅通，随时响应。同时建立三级响应机制：一般事件由现场小组处置；较大事件由副指挥长协调；重大事件由指挥长统一指挥并上报组委会。
在组委会和现场指挥部的领导下，需要设立若干个具体执行部门，通常称为“一室七部”或根据实际规模增减。以下为标准配置，各部的职责和关键任务如下：
保障部负责综合协调与后勤保障。具体包括制定总体工作计划、阶段性安排；起草各种文件文本；负责接待、车辆、食宿、物资采购；管理志愿者团队；对接财务部做好预算执行。保障部是“大管家”，除了日常行政，还要负责志愿者的招募培训，通常需要五十到两百名志愿者，分别承担引导、咨询、翻译等职责。建议由文旅局办公室或政府办综合科牵头。
展览部负责灯会灯组的设计、制作、布展和展示期间的维护管理。这是灯会的“核心生产力”。展览部需要派驻人员在彩灯制作工厂跟踪进度，确保灯组按期交付。同时，亮灯期间要建立“24小时抢修队”，随时处理灯组故障。经验表明，每晚至少需要十到二十名电工、焊工、裱糊工待命。展览部需与承办彩灯企业（如自贡大域文旅集团）密切配合。
营销活动部负责整体营销策略及园内活动植入。需要提前三到六个月启动宣传预热，除了传统媒体，要重点布局抖音、小红书、视频号等社交平台，制造话题、邀请网红打卡。活动植入要丰富多样，例如汉服巡游、非遗展演、无人机表演、光影秀、美食节、亲子DIY等。营销活动部还需负责媒体对接、新闻发布、舆情监测以及票务推广、渠道合作。
招商部负责整个活动的园内园外销售招商活动。招商工作应尽早启动，至少提前四个月。园内商业摊位（餐饮、文创、游乐设施）招商，园外广告位、赞助商招募，异业合作（如与车企、快消品联名），特许商品开发等。招商部要合理布局摊位，避免同质化竞争；筛选赞助商，避免出现与灯会调性不符的品牌。通常将冠名赞助商、战略合作伙伴、官方合作伙伴分不同层级，对应不同权益。
财务部负责票务和财务事务。必须采用实名制售票系统，包含票务防伪、客流统计、限流预警功能。建议与专业票务平台（如大麦、美团、携程）合作。财务部还要编制和执行财务预算，进行收入核算、成本控制，税务申报，配合审计。同时，要预留应急备用金，用于突发情况，如恶劣天气导致的退票补偿、设备损坏抢修等。
安防部负责园内安保和协调园外安保事务。这是“守底线”的部门。需要根据公安部门核定的最大承载量，严格落实“预约、限流、错峰”措施。在出入口设置安检通道，配备X光机、金属探测器、防爆毯等。监控系统要做到全覆盖、无死角，录像保存不少于三十天。安防部要至少组织两次全流程实战演练，一次压力测试，一次突发事件演练。同时协调园外公安警力，制定并演练应急预案，负责消防、用电、结构安全检查，以及突发事件的先期处置。
以上各部门需明确责任边界，避免推诿。组委会负责“批钱、批人、批政策”，不介入具体执行；现场指挥部负责“管总、管调、管急”，不替代部门职能；各实施部门负责“做事、做成、做好”，对结果负责；承办企业（彩灯公司）负责“灯组质量、技术安全”，按合同履约。
同时，建立高效的信息沟通机制至关重要。建议建立微信工作群，分级别设置核心群、部门群、全员群。每日编发《灯会工作简报》，报送组委会成员及相关部门。亮灯期间，现场指挥部要每隔两小时汇总客流、安保、设备运行等数据，形成《运行快报》。
有几个“避坑”要点需要牢记：切忌“多头指挥”，所有对外发布、跨部门协调，统一由组委会办公室出口，避免企业直接找局长、局长直接找市长。切忌“临时抱佛脚”，安防演练必须在亮灯前至少半个月完成，不要等到亮灯前一天才匆匆演练。切忌“权责分离”，财务部要提前介入采购、招商合同审核，防止预算超支或财务风险。切忌“忽视志愿者管理”，志愿者是灯会的“门面”，必须经过系统培训，包括礼仪、应急知识、灯会信息，并配发统一服装、工作证。
组织保障是灯会成功的“骨骼”和“神经系统”。没有强有力的组委会，资源无法整合；没有敏捷的现场指挥部，突发事件无法应对；没有精细化的七部一室，日常工作将陷入混乱。当你拿到政府批文后，请第一时间按照本文框架搭建班子。记住：好灯会是“管”出来的，不是“看”出来的。
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（本文根据行业实践经验整理，具体组织架构可根据当地实际情况调整。如有项目需求，可联系自贡大域文旅集团咨询。）
